Pour rappel : si on ne veut pas avoir à ranger, il ne faut pas mettre de bazar. Mais quand c’est trop tard, on peut s’organiser.
Maîtriser son stockage
On ne voit donc pas la quantité de fichiers que l’ont entasse numériquement… Ce n’est pas une raison pour ne pas trier, classer… et supprimer !
Papier ou électronique, les mêmes obligations légales, et les mêmes logiques d’organisation efficace :
- on ne garde pas les versions obsolètes
- on ne garde pas les doublons
- on assure la sécurité des informations
Réduire le nombre d’outils de travail. En utiliser un qui peut à la fois faire du stockage, de l’envoi de mail, de la messagerie instantanée…
Maîtriser sa messagerie mail
On évite les mails en interne :
- on privilégie la messagerie instantanée
- on passage un coup de fil
- … ou on se déplace ! C’est toujours plus convivial.
On supprime la signature mail si notre interlocuteur a déjà nos coordonnées.
Organiser des « Cleaning days »
Il s’agit d’une ou plusieurs journées par an dédiées au tri, au rangement, à l’élimination des données et documents et d’archiver ce qui doit être conservé. Une journée durant laquelle tous les collaborateurs d’une entreprise vont faire le tri dans leurs ordinateurs, leurs serveurs, leurs disques durs. Cette édition du Digital Cleanup Day est une bonne occasion d’en organiser une !
Concrètement qu’est-ce qu’il s’y passe et comment on l’organise ?
Avant l’événement :
- déterminer une date pour que tous les collaborateurs soient présents,
- déterminer les espaces de stockage à prioriser et distribuer les rôles pour les espaces communs,
- faire le point sur les besoins matériels et humains (lieux de stockages, conditionnement, manutention …),
- lister les délais de conservation et rédiger une petite procédure.
Pendant l’événement :
- Trier : chacun s’occupe de trier son espace de travail numérique : les doublons, les versions obsolètes, les nommages farfelus.
- Ranger : une fois le tri réalisé, il faut transférer les documents des espaces personnels vers les espaces communs.
- Jeter : vider la corbeille !
Après l’événement :
- débriefer
- remettre à plat les procédures… Ou les créer, à la lumière des constats faits pendant la journée,
- faire le bilan du volume de données supprimé
- …Et féliciter le vainqueur !
Si réaliser cet événement dans votre entreprise vous fait peur, vous pouvez faire appel à un archiviste qui vous aidera et préparer cette journée et sera à vos coté pour vous conseiller tout au long de votre cleaning day.
Solution « desktop zéro »
Cette solution inspirée de la méthode « Inbox zero » créée par Merlin Mann vise à faire disparaître les nombreux dossiers qui sont sauvegardé sur le bureau du pc de chaque agent. Le bureau est un espace de travail et non un espace dédié à l’archivage ! Le bureau n’est pas un endroit sécurisé pour y stocker des données.
Le but de cette solution est de déjà créer un dossier « archives_bureau » pour y mettre tout les documents qui se trouvait sur le bureau de l’ordinateur. Elle encourage également à supprimer les raccourcis ou applications inutilisés.
Il est ensuite conseillé de commencer à trier les documents mis dans le dossier « archives_bureau » en créant quelques sous-dossiers qui seront le début de notre classement. A l’intérieur de ces dossiers, les documents pourront ensuite être triés par typologie puis par date. Une fois que ce dossier est classé vous pourrez le déposer sur un disque dur ou un serveur dédié aux archives de votre entreprise.
Sensibiliser et former les collaborateurs
Il est important d’impliquer tous les collaborateurs dans ces projets de tri et de réduction des données numériques. C’est un projet collectif ! Plus un grand nombre de collaborateurs y participe plus le résultat sera probant !