La réforme de la facturation électronique – point archivage

Archiver les factures, c’est obligatoire ?

L’archivage des pièces comptables produites ou reçues par une entreprise ou une association est mentionné dans l’article L132-22 du Code du commerce :

Les documents comptables sont établis en euros et en langue française.

Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.

Les documents comptables relatifs à l’enregistrement des opérations et à l’inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.

Avant la facturation électronique

Ce qu’on archive, c’est le document original. C’est-à-dire :

• une facture papier, reçue et tamponnée chez un commerçant par exemple : on garde l’exemplaire papier. Certes, on peut aussi la scanner et l’intégrer dans une GED pour le traitement en interne.
• un PDF, signé électroniquement, s’il a été généré et transmis par mail ou via une plateforme de compte client, par exemple.

A partir de la réforme de la facturation électronique

Mais c’est quoi une facture électronique ?

Attention, on parle bien là de factures nativement électroniques validées et transmises via une plateforme agréée. Il ne s’agit pas des documents PDF envoyés/reçus par mail ou scannés.

La facture telle qu’on la connaît n’est finalement qu’un conglomérat d’informations structuré pour être lisible par un oeil humain.

Sa version électronique, c’est la même chose mais sous une forme structurée pour une machine : la machine saura y trouver précisément la date, le numéro SIREN, le montant, la TVA,… L’aspect « facture »  n’est qu’une mise en page : ce qui importe, ce sont les données qui sont à l’intérieur, et à l’extérieur : l’horodatage (date d’émission, de réception,…), son statut de traitement,…

Il s’agit donc d’un ensemble d’informations un peu plus complet qu’une simple facture à imprimer.

Ces factures auront cours à partir du 1er septembre 2026, pas avant.

Qui est concerné ?

Cette réforme ne concernera pas tout le monde : les échanges avec les particuliers continueront à se faire en papier (le détail).

Attention tout de même : s’il n’y a pas forcément facture électronique, il y a peut-être e-reporting…

En quoi est-ce que ça consiste ?

Les factures seront établies

– à partir de vos outils de gestion, qui communiqueront avec la plateforme agréée (PA) de votre choix

OU directement à partir de la PA

– qui elle-même enverra les données

• • à l’administration fiscale d’une part,
  • et à vos clients d’autre part.

Et l’archivage dans tout ça ?

Les plateformes n’ont pas l’obligation de proposer un module d’archivage.

Mais c’est le fichier enregistré sur la PA qui est l’original ! C’est donc lui qu’il faudra archiver, et non pas sa version lisible en PDF.

Le téléchargement et le stockage des fichiers PDF dans une arborescence ou un drive quelconque NE SONT PAS VALABLES (mais ça, c’est le cas pour tous les documents à archiver électroniquement #rappel)

Pour ce faire, il faut disposer d’un véritable Système d’Archivage Electronique qui garantira une conservation pérenne, intègre et conforme aux délais légaux.

C’est là qu’on parle de piste d’audit fiable : en gros, c’est ce explique comment les documents sont générés dans l’entreprise, et donc de prouver qu’ils sont… fiables.

En somme, si votre entreprise ou votre association n’est pas en mesure d’assurer cet archivage, soyez attentif lors de votre sélection de la PA avec laquelle vous travaillerez ! 

Quelques références complémentaires

Les ressources mises à disposition par l’Ordre et le Conseil National des experts comptables :

• le site dédié à la question : https://mafacture-monexpert.fr/, dont le questionnaire d’autodiagnostic
• la page Youtube qui comporte plein de vidéos pédagogiques :

Les ressources mises à disposition par la DGFiP :

• la liste complète des plateformes (sans comparatif), mise à jour à chaque nouvelle immatriculation d’une PA
• les fiches pédagogiques 

Les ressources mises à disposition par la FNFE-MPE :

• Guide des bonnes pratiques – fnfe-mpe.org (2018) : ce guide abordait largement la question de l’archivage
• tous les liens utiles pour comprendre et découvrir : Ressources – fnfe-mpe.org

Les comparatifs (évolutifs) d’une grande partie des PA faits par The Invoicing Hub.

Un guide très complet qui fait un petit focus sur le cas des associations à destination des Commissaires aux comptes, mais pas que.