Notre activité numérique représente 3 à 4% des émissions mondiales de CO2 ce qui est comparable à l’impact du domaine de l’aviation.
D’après vous, quels sont les outils et les habitudes avec lesquels vous produisez le plus de données au quotidien ?
Toutes ces données sauvegardées que se soit sur les serveurs, sur les disques, dans les boites mails portent un nom : il s’agit du vrac numérique. Toutes ces données sont conservées sur des supports différents, parfois sans réel classement ni logique. Sans intitulé ou identification claire.
Elles finissent très souvent par être oubliées et quand un collaborateur en a besoin il est impossible de les retrouver !
Les mails – solution miracle pour communiquer ?
Dans une entreprise, un salarié peut recevoir en moyenne 30 mails par jour et en envoie en moyenne 11, soit presque 150 mails reçus dans une semaine pour un salarié ! Une bonne partie de ces mails envoyés ne seront pas lus : newsletter, mails promotionnels, à vocation informative.
Seulement 20 % des mails envoyés dans une journée par une entreprise sont destinés à des adresses externes. Le reste est envoyé en interne aux membres de l’entreprise.
Vous affichez votre identité dans votre signature de mail ? Elle permet certes à votre interlocuteur de récupérer vos coordonnées*, mais le logo répété maintes fois dans une conversation, c’est autant de données transportées inutilement !
* pensez à ne pas les faire apparaître dans une image, mais en texte cliquable
« Tu avais reçu le diaporama de la réunion ? Au cas où, ci-joint ».
La sauvegarde des « au cas où »
Lors de la sauvegarde des fichiers, la plupart des agents ont le clic facile. Un document arrive, il est sauvegardé ! Beaucoup de fichiers sont sauvegardés « au cas où ».
Les documents sont aussi conservés en double : « copiés » dans un autre emplacement, et donc pas supprimés de leur emplacement d’origine.
On les renomme parfois, pour coller à nos propres pratiques, mais il s’agit bel et bien des mêmes documents.
Teams, Skype …
Les outils collaboratifs tels que Teams, Skype ou bien Sharepoint permettent à la fois de stocker, de modifier des documents et de faire dialoguer les collaborateurs. Ils sont utiles pour la gestion de projets qui impliquent plusieurs services d’une même entreprise ou des partenaires extérieurs.
En 2021, c’est près de 80% des travailleurs qui utilisent un outils collaboratifs dans leurs tâches quotidiennes.
Où est-il sauvegardé?
Les documents produits par une entreprise sont stockés sur des disques durs, des serveurs dédiés, ou hébergés sur un cloud – c’est-à-dire le serveur de quelqu’un d’autre.
Tous ces serveurs qui hébergent les données archivées sont responsables d’environ 1% de la consommation électrique mondiale.