Il existe plusieurs outils à destination des entreprises pour les aider dans leur gestion documentaire. Ces outils d’abord pensés pour les archivistes sont utilisables par tous !
Quelques outils pour vous aider dans votre tri des données
Ce logiciel est créé en 2018 par la Fabrique numérique des ministère sociaux et soutenu par le Service interministériel des archives de France (SIAF).
C’est un logiciel permettant d’analyser l’arborescence et de notamment détecter les doublons sur un ordinateur ou un serveur. Après analyse des fichiers, il crée un audit détaillé permettant de savoir exactement le nombre de documents, de vidéos ou d’images sur l’ordinateur ainsi que le nombre de doublons.
L’arborescence est représentée par couleurs pour différencier répertoires, tableurs, images, messagerie … On peut ajouter des métadonnées pour enrichir les informations associées aux fichiers, et des tags pour une meilleure recherche.
L’application offre également la possibilité de supprimer les fichiers en double.
Comment ça fonctionne ?
Il suffit de choisir un dossier, de le déposer dans le logiciel et ce dernier fait le travail tout seul ! Il analyse le dossier et produit un récapitulatif complet. Il ne vous reste plus qu’à décider des dossiers que vous souhaitez supprimer.
Ce logiciel est destiné aux emails. On travail à partir d’un export de la messagerie et on navigue dans les données en utilisant des critères de recherche tel que les utilisateurs, l’année…
Et tout comme dans Archifiltre, on peut ajouter des métadonnées et des tags. Un récapitulatif est aussi produit.
Ce logiciel gratuit permet d’identifier les doublons. Il recherche les fichiers en comparant différents critères : nom du fichier, son contenu, sa taille ou bien encore la date de dernière modification. Il permet donc de retrouver par exemple des fichiers ayant le même contenu mais un nommage différent. Ce logiciel peut également repérer les fichiers ou documents superflus, qui ne sont plus utilisés.
Vous pouvez choisir d’analyser uniquement un dossier, un disque dur précis ou alors tout votre ordinateur. L’analyse peut se faire selon différents critères de recherche soit par nom de fichier, par date de modification, par contenu …
A la fin de son analyse, le logiciel produit un récapitulatif. Vous pouvez ensuite choisir de supprimer certains fichiers, de les renommer ou bien de les déplacer à un autre endroit.
Attention tout de même c’est à vous jauger la pertinence d’une suppression …
