L’essentiel des données produites par une entreprise est aujourd’hui dématérialisé. Mais alors, qu’est-ce que ça change ?
La gestion des archives numériques est très similaire à la gestion des archives papiers ! A la seule différence que les archives électroniques ne sont pas visibles, mais stockés sur des serveurs.
Mais finalement, c’est comme en papier :
Il y a…
- les documents qu’on a sur le bureau
- les documents qu’on a dans les armoires
- les documents qu’on a dans le local archives
- les documents top secrets connus seulement par les VIP
- mais aussi : les documents qu’on envoie à l’extérieur
En électronique, c’est pareil.
Il y a…
- les données qu’on a sur le bureau… de son PC
- les données qu’on a dans la GED
- les données qu’on a dans un SAE
- les données qu’on a… dans la messagerie
- les données qu’on a dans un coffre-fort numérique
Il est essentiel pour une entreprise de bien maîtriser le processus pour :
- assurer la continuité des activités du service
- partager les infos entre les collaborateurs
- y accéder à distance
- gagner du temps de traitement
Mais pour cela il doit respecter un certains nombres de principes.
Comment ça va, chez vous ?
Il est peut-être temps de faire un petit état des lieux :
- Combien de supports d’informations avez-vous ? Cloud, local, logiciel métier ?
- Les nommages de fichiers vous permettent-ils de les identifier au premier coup d’oeil ?
- Et combien de fois devez-vous cliquer pour arriver au document recherché ?
- D’ailleurs, les dossiers de ce collaborateur parti il y a 3 mois, vous savez ce qu’il y a dedans ?
Définitions !!
Les archives électroniques sont définies de la manière suivante par l’Association française de normalisation (AFNOR) :
“L’ensemble des actions, outils, et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter”
“Au-delà du stockage, de la sauvegarde et de la gestion électronique des documents, l’archivage électronique peut être défini comme l’ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information”.
A NOTER : cela concerne à la fois les archives nativement numériques et les archives numérisées.
Gestion Électronique des Documents (GED) : il s’agit d’un système informatique de gestion électronique partagée. Il est destiné au stockage, au classement et à l’archivage des données tout en permettant leur modification. C’est un outil qui sert au travail quotidien, au sein d’une équipe.
Système d’Archivage Électronique (SAE) : il s’agit d’un système destiné à la conservation sécurisée et durable des données. Il n’y a pas de modifications possible des données dans ce système, uniquement de l’archivage. Il permet de garantir l’intégrité et l’authenticité des données.
Qu’est-ce qu’un bon archivage électronique ?
Pour être conforme et valable, l’archivage électronique doit respecter les principes suivants :
- Intégrité des données : c’est un concept essentiel en matière de sécurité de l’information. L’archivage doit assurer que les données restent exactes, complètes et non modifiées. Les données doivent être protégées des modifications non autorisées.
- Traçabilité : elle permet de suivre les modifications effectuées sur un document.
- Pérennité : c’est sa capacité à être conservé et accessible dans le temps sans subir de dégradation ou de perte d’information.
- Accès contrôlé aux informations : l’accès aux informations est paramétré à l’avance, chaque profil utilisateur à uniquement ccès aux documents dont il a besoin pour exercer ses fonctions.
Quelques normes et références…
- Règlement général sur la protection des données (RGPD) : c’est un « texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union européenne (UE) ». Il est en application depuis mai 2018. Il permet de réglementer la collecte et l’utilisation des données personnelles conservées dans les documents d’archives.
- NF Z42-013 / ISO 14641-1 : elle permet d’assurer la bonne conservation, l’intégrité et la valeur probantes des documents.
- NF Z42-026 : elle concerne la numérisation des documents papiers. Si le document numérisé respecte cette norme, il est totalement fidèle à l’original. Pour cela le document doit être parfaitement lisible et dans un format qui permet sa lecture sur la plupart des outils informatiques. Cette norme permet de garantir la valeur probante du document et permet son accès à une plus large quantité de personnes.