A la maison aussi on dématérialise de plus en plus : multiplication des appareils électroniques, numérisation de l’administration, loisirs virtuels… Mais cela n’exclut pas de s’organiser pour éviter l’accumulation.
De mauvaises habitudes
- Prendre 3 photos de la même scène mais ne pas prendre le temps de supprimer les moins bonnes
- S’abonner à des newsletters mais ne pas les lire
- Utiliser la messagerie comme espace de sauvegarde de données
L’administration numérique
On y est maintenant habitués, les démarches administratives se font quasi exclusivement via des plateformes d’échanges numériques. Elles proposent toutes un temps d’archivage des documents et des échanges, mais il n’est pas illimité : si vous souhaitez conserver certaines données sur le long terme, ce sera à vous d’en assurer l’archivage.
La plateforme Mon espace santé conservera la plupart de vos informations 10 ans après la clôture de votre compte, mais certaines données ont un délai de conservation plus court : les messages échangés avec votre médecins seront conservés pendant 10 ans à compter de leur réception.
Les relevés de comptes bancaires ne sont plus transmis par courrier, sauf demande de votre part à votre banque. A noter que la plupart des établissements les conservent de façon sécurisée sur votre espace client pendant une durée de 10 ans, même si le délai légal de conservation est de 5 ans.
Cependant, conserver soi-même ses documents administratifs nécessite de la rigueur.
- on ne les conserve pas dans la messagerie électronique : c’est un espace d’échange, pas de stockage
- on met en place un nommage qui permet de bien comprendre à quoi correspond le document. Par exemple : « compte_202503 » (on privilégie les mois en chiffres et non en lettres pour que le classement soit bien chronologique)
- si on conserve sur un disque dur (ordinateur ou externe), on s’assure d’en faire des sauvegardes régulières sur un 2e support
- si on décide de les conserver sur le cloud, on choisit une solution sécurisée, comme un coffre-fort numérique
- et on s’assure de les conserver le temps qu’il faut.